Google Chat, Google Meet y Gmail. La mejor alternativa contra la caída de WhatsApp
7 Razones para optar por la migración a la nube en su empresa
Conozca a detalle, cuales son las razones para optar por una migración a la nube en su empresa
Novedades de Google Workspace 2022
Conozca las novedades de Google Workspace para el año 2022, nuevas funciones, nuevas características para mejorar la productividad y rendimiento.
Consultoría digital, la clave hacia el éxito y crecimiento
Toda empresa se esfuerza en forma desmedida para alcanzar el éxito, y así, ser los líderes en cuanto a la venta de sus productos o servicios. ¿Este también es tu objetivo? Si estás aquí es porque de seguro lo es. La clave para alcanzar dicho propósito es la consultoría digital empresarial.
Este servicio es especializado para analizar todas las áreas de una compañía y formular planes eficaces. Esto con el fin de utilizar las ventajas de la tecnología en la nube para optimizar los procesos de la misma.
Dichas herramientas digitales evolucionan conforme pasa el tiempo. Gracias a esto, se vuelven más eficaces al dar resultados más rápidos.
Por ende, si una empresa desea alcanzar y permanecer en la delantera, debe hacer uso de estos eficaces instrumentos.
En Expertosis somos expertos en consultoría digital empresarial. Por lo que te mostraremos la importancia que tiene en el desarrollo y crecimiento de cada organización.
La consultoría digital empresarial elabora planes basados en las necesidades de la empresa
Este tipo de servicio se lleva a cabo por mano de profesionales de tecnología en la nube. Dichas personas tienen altas habilidades en análisis, detección de problemas, solución y comunicación.
Sin embargo, puede que te preguntes ¿Cómo ocurre todo esto? Este es un proceso que requiere varios pasos bien ejecutados, a fin de proponer el mejor plan. Estos son los siguientes:
Investigación de las instalaciones
En primer lugar, el personal encargado de ofrecer este servicio, realiza una inspección minuciosa de las instalaciones. El objetivo es conocer el modo de trabajo, las herramientas, que tipo de negocio maneja, así como también las actividades que en ellas se desempeñan.
Esto con el fin de descubrir tanto los puntos fuertes como los que se pueden mejorar. De este modo se puede implementar la mejor estrategía para el proceso de digitalización.
Asesoramiento tecnológico
Una vez terminado el proceso anterior, los profesionales en consultoría digital empresarial cuentan con la información necesaria. Debido a esto pueden asesorar de la mejor forma a la organización.
Por ejemplo, imaginemos que la empresa necesita mejorar en el área de marketing digital. Dichos expertos presentan una solución concisa sobre las herramientas tecnológicas que pueden implementar. En este caso, una aplicación o sistema de gestión con funciones de marketing sería el ideal.
De este modo se puede presentar una solución ante el problema. Por lo que se puede medir cómo impacta positivamente en el rendimiento laboral de cada una de los departamentos en las instalaciones.
Análisis de los resultados
Una vez realizado el asesoramiento y la implementación de la estrategía es necesario ver el alcance de la misma.
Esto tiene como fin determinar si se lograron los resultados esperados o si hay algo que ajustar a fin de alcanzar los objetivos relacionados con el crecimiento de tu empresa.
Implementación de software de gestión por medio de la consultoría digital empresarial
A fin de ser la ayuda que tanto necesitas, muchos expertos en consultoría digital empresarial no solamente se enfocan en asesorarte en cuanto a los métodos que puedes implementar, sino que participan activamente en el proceso.
Esto quiere decir que también se encargan de la integración de las aplicaciones necesarias en tu empresa, como es el caso de Expertosis.
Nuestro personal profesional puede ayudarte en la transformación de tu negocio. Esto lo hace por medio de las herramientas indicadas a fin de satisfacer tus necesidades.
Por ejemplo, si tu compañía necesita un método para:
- Trabajar mejor en equipo con diferentes archivos
- Editar documentos al mismo tiempo
- Contar con medios de comunicación profesionales
- Un espacio seguro en la nube donde guardar información muy importante
- Comodidad para tener acceso a los datos desde cualquier lugar y dispositivo
Una buena solución es Google Workspace; este un paquete de productividad diseñado para agilizar el trabajo de tu negocio.
Cuenta con herramientas especiales para que tu equipo trabaje en colaboración y mantengan una comunicación profesional. Así como también almacenamiento en la nube seguro para todos los datos e información.
Pero si buscas un sistema de gestión con muchas aplicaciones útiles, tenemos la solución. Zoho One es la mejor forma de satisfacer estas necesidades.
Este software cuenta con aplicaciones para:
- Ventas
- Marketing
- Asistencia y Teletrabajo
- Productividad y colaboración
- Finanzas
- Gestión de procesos
Las cuales optimizarán las actividades de tu empresa a fin de que obtengas los resultados que tanto deseas.
De este modo, los expertos en consultoría digital empresarial no solo se limitan a dar buenas asesorías, si no a participar activamente en la integración tecnológica.
Las ventajas que ofrece una consultoría digital empresarial
Como has podido ver, este tipo de servicio es clave para ayudar a tu organización a tomar la delantera.
Sin embargo, a lo mejor desees saber con más detalle cuales son las ventajas que brinda una consultoría digital empresarial. Estas son las siguientes:
Automatización y optimización de procesos
La automatización permite que los procesos sean optimizados. De este moso se reduce en gran manera el tiempo o la rapidez de los mismos.
Por lo que los cálculos, generación de informes y acceder a información importantes, entre otras, será mucho más sencillo.
Reducción de costos
Al trabajar con expertos que ofrecen este servicio es posible reducir costos al obtener soluciones acertadas e inmediatas a los problemas. Por esta razón no tienes que preocuparte por tener gastos innecesarios tratando de adivinar qué es lo que debes hacer.
Capacitación
La capacitación es otra de las ventajas de las que puedes gozar. Gracias a esto tu personal aprenderá cómo dominar las nuevas herramientas a fin de sacar el máximo provecho.
Al conocer la importancia de una consultoría digital empresarial, no debes esperar más para pedir la tuya. En Expertosis podemos ayudarte a tener todos estos beneficios, contactanos.
Impulsando el futuro del trabajo y la colaboración
G suiteGmailGoogleGoogle DriveGoogle MeetGoogle WorkspaceTeletrabajoTeletrabajoTransformación digital
Google Workspace, la plataforma que nos ayudó a satisfacer las necesidades laborales, durante el comienzo de la pandemia. Como usuarios lidiamos colectivamente con el trabajo remoto e híbrido.
Algo muy importante para recalcar, y es que, Google Workspace solo estaba disponible para clientes comerciales, en junio del 2020 decidió brindar toda la suite de herramientas colaborativas a todo el mundo, lo que permitió a más de 3000 millones de usuarios transformar la forma en que se conectan, crean y colaboran. Ampliando estas experiencias en Google Workspace, se han instalado la cantidad de 4.800 millones de aplicaciones hasta la fecha, y más de 5300 aplicaciones públicas en Google Workspace Marketplace que brindan a los usuarios la oportunidad de ampliar su experiencia.
Millones de usuario usan nuestras herramientas
Estos resultados exorbitantes, hacen que Google Cloud siga aumentando su inversión en la plataforma, para brindarnos más flexibilidad al momento de usar las herramientas como Gmail, Google Meet, Google Chat, Calendarios, entre otras.
“El trabajo moderno requiere que las personas cambien contextos y herramientas más rápido que nunca. Creemos que un ecosistema abierto y una estrecha integración entre las herramientas en las que los usuarios confían todos los días es vital para su éxito. Desde 2017, nuestra integración de Trello con Gmail ha sido instalada por más de 7 millones de personas. Hoy, estamos entusiasmados de aprovechar la asociación entre Atlassian y Google para impulsar aún más la colaboración laboral con la integración de Jira con Google Chat y Spaces”
Joff Redfern
Director de producto de Atlassian
Nuevas inversiones en seguridad
A medida que continuamos brindando nuevas y agradables experiencias a los usuarios, mantenemos la seguridad a la vanguardia; está integrado en cada capa del diseño de nuestro producto para que los clientes tengan la flexibilidad y la confianza necesarias para operar en un entorno seguro. Para aprovechar este compromiso, anunciamos el nuevo trabajo más seguro de Google.ofreciendo ayudar a las organizaciones, sus empleados y socios a colaborar y comunicarse de forma segura y privada en el entorno de trabajo híbrido actual.
Work Safer proporcionará a las empresas acceso a la mejor seguridad de su clase para correo electrónico, reuniones, mensajes, documentos y más. Reúne de manera única las soluciones nativas de la nube y de confianza cero de Google Workspace con soluciones líderes en la industria de Google y sus socios de ciberseguridad, CrowdStrike y Palo Alto Networks.
Google Workspace anuncia cuatro nuevas capacidades clave:
Cifrado del lado del cliente (CSE)
para Drive, Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones y Google Meet, brindando a los clientes un control total sobre las claves de cifrado y, al mismo tiempo, los ayudamos a cumplir con los requisitos de cumplimiento y soberanía de los datos. También nos complace anunciar la versión beta de nuestras API públicas del servicio de acceso a claves , que permite a los clientes administrar directamente sus claves de cifrado sin la necesidad de un socio externo.La Prevención de pérdida de datos (DLP) para chat
ahora está en versión beta. Esta es una continuación de nuestro compromiso continuo de ayudar a las organizaciones a proteger su información y datos confidenciales para que no caigan en las manos equivocadas, sin afectar la experiencia del usuario final. Con DLP for Chat, puede habilitar el poder de la conversación espontánea entre individuos y equipos, mientras evita que la información sensible y confidencial salga de su organización.Las etiquetas de disco ahora están disponibles de forma generalizada
. Las organizaciones ahora pueden clasificar los archivos almacenados en Drive según su nivel de confidencialidad. Las etiquetas se integran con la Prevención de pérdida de datos de Google Workspace, lo que facilita la gestión del uso compartido externo, la descarga y la impresión de archivos confidenciales.- Estamos implementando protecciones adicionales para
proteger contra el contenido y el comportamiento abusivo
. Si un usuario abre un archivo que creemos que es sospechoso o peligroso, le mostraremos una advertencia para ayudar a protegerlo a él y a su organización del malware, el phishing y el ransomware. Esta funcionalidad ahora está disponible en Google Docs y pronto se implementará para Google Sheets and Slides.
Expertosis Partner de Google Cloud
Como partner de Google Cloud en Bolivia, nuestra misión es capacitar a todos con una experiencia innovadora y fluida que brinde a las personas, sin importar su ubicación o capacidad técnica, la oportunidad de generar un impacto real. En esencia, la visión de la plataforma Google Workspace es ayudarlo a generar su propio impulso de innovación, al tiempo que proporciona una base de seguridad y privacidad.
5 aplicaciones para ser más productivo en teletrabajo
Teletrabajo en Bolivia, aprende cómo ser más productivo en teletrabajo con estás 5 herramientas basadas en la nube que te presentamos.
¿Qué es Google Drive para PC y para qué funciona?
Seguramente has escuchado sobre Google Drive, un servicio de almacenamiento en línea que durante mucho tiempo se ha destacado por sus múltiples funcionalidades y fácil manejo. Pero ¿Conoces sobre Google Drive para PC?
Si deseas saber más sobre esta versión de este famoso servicio de almacenamiento, nosotros nos encargaremos de hacerlo detalladamente para que no te quede ningún tipo de duda.
¿Qué es Google Drive?
Antes de hablar de Google Drive para PC, mencionaremos sobre la nube en general. Este es un servicio de almacenamiento como ya lo mencionamos. Esta herramienta tiene la funcionalidad de almacenar todos tus archivos en la nube, para que estos puedan estar seguros y acceder a ellos cada vez que quieras por medio de conexión a internet.
Es utilizada para guardar fotos, vídeos, música, programas y cualquier cosa que se te ocurra y necesites resguardar. Pero esto no es todo, ya que cuenta con la opción de crear documentos los cuales automáticamente serán almacenados.
Entre los tipos de documentos que puedes crear con Google Drive están las hojas de cálculo, presentaciones o diapositivas, formularios para encuestas, exámenes, todo depende de lo que necesites hacer.
Una de las características que resalta en este servicio de almacenamiento es la seguridad que esta te provee, ya que solamente tú puedes tener acceso a dichos archivos. Pero si deseas que otras personas tengan acceso puedes modificar los permisos de varias formas:
- Que los usuarios tengan acceso a una o más carpetas
- Que los usuarios tengan acceso a un documento en específico o varios
De esta forma tú pones las condiciones sobre a que pueden acceder otras personas y que no. Esto lo convierte en una herramienta ideal para el trabajo, ya que de ser necesario, varios usuarios pueden trabajar en el mismo documento en línea sin ningún inconveniente.
¿Qué es Google Drive para PC?
Ahora que conoces más sobre esta gran herramienta, es momento de que conozcas sobre Google Drive para PC. Esta versión está diseñada para descargarla, instalarla y utilizarla directamente en tu ordenador.
Por supuesto, tiene sus diferencias a comparación de utilizarla directamente desde tu navegador. Esto se debe a que no tendrás acceso a todas las funciones a las que normalmente tendrías en su versión web.
Pero esto no es algo que debe preocuparte demasiado, ya que esta puede ofrecerte otros beneficios que resultarán ventajosos para tí.
Esta actúa como un almacenamiento directo desde tu PC a la nube. En esta versión de Google Drive para PC podrás tener acceso a todos los archivos que tengas almacenados, es decir: fotos, videos, música, documentos, entre otros tipos de archivos.
Sin embargo, no podrás editar los documentos directamente en tu PC, sino que podrás visualizar un acceso directo de estos los cuales si abres, serás dirigido a la página en línea donde podrás trabajar con ellos.
Cómo descargar Google Drive para PC
Puedes descargar Google Drive de forma sencilla en tan solo unos pasos, a continuación te mostraremos cómo hacerlo y la forma de instalarla.
Paso 1. Ingresa o inicia sesión a Google Drive
Lo primero que debes hacer es ingresar a tu cuenta de Google Drive. Puedes hacerlo buscando el icono de aplicaciones en Google Chrome o si es desde otro navegador solo debes dirigirte a Google.com dónde encontrarás el icono de Apps.
Paso 2. Clic en configuración
Una vez dentro, debes dirigirte a la pestaña de configuración en la parte superior derecha con el icono de un engranaje y dar clic donde dice “Instala drive para ordenadores” o “Descargar copia de seguridad y sincronización para Windows/MAC” dependiendo de tu ordenador.
Paso 3. Clic en descargar Drive para Ordenadores
Al finalizar el paso anterior, deberás hacer clic en este botón para iniciar la descarga.
Estos son todos los pasos para descargar Google Drive para PC. Una vez finalizada la descarga tendrás un archivo el cuál deberás ejecutar para continuar con las instalación y seguir estos pasos:
- Paso 1. Iniciar sesión: Primero debes iniciar sesión con tu cuenta de Google.
- Paso 2. Seleccionar carpetas: En esta parte debes seleccionar las carpetas que deseas sincronizar con Google Drive. Por ejemplo, puede ser la carpeta de documentos o el escritorio.
- Paso 3. Sincronizar una carpeta: En este paso debes crear una carpeta la cual se sincronizará con Google Drive. Allí podrás subir en la nube todos los archivos que pongas en ella. Además, puedes cambiar la dirección de esta carpeta si lo deseas.
- Paso 4. Empezar: Para finalizar, en el paso anterior debes hacer clic en el botón empezar para que finalice con la instalación y la sincronización.
Con estos pasos puedes descargar Google Drive fácilmente y empezar a disfrutar de los beneficios que esta herramienta te ofrece en su versión.
¿Por qué descargar esta herramienta?
Cómo lo dijimos anteriormente, Google Drive para PC tiene ciertas limitaciones. Sin embargo, esto no quiere decir que no podrás gozar de otro tipo de beneficios como los siguientes:
Acceso más rápido a tus archivos
Debido a que la nube y tu PC estarán sincronizados, no será necesario recurrir todo el tiempo a abrir tu navegador Google Chrome o cualquier otro para poder tener acceso a tus archivos. Solo necesitarás buscar la carpeta creada en el drive de tu computadora.
Gracias a esta sincronización, subir tus archivos a la nube nunca fué más fácil con esta herramienta, ya que solo tendrás que arrastrar o copiar y pegar en la carpeta creada para este fin.
Sincronización en tiempo real entre tu PC y la nube
Por estas razones, te recomendamos descargar Google Drive y disfrutar de sus beneficios. En Expertosis como partner oficial de Google Cloud en Bolivia, podemos brindarte asesoría especializada para que puedas sacarle el máximo provecho. No dudes en contactarnos.
Google Meet vs Zoom: ¿Cuál es el mejor en Bolivia?
Trabajar desde casa es hoy en día lo más normal de mundo, y los servicios de videoconferencia como Google Meet y Zoom están demostrando que son recursos invaluables para todo tipo de empresa, ya sea grande o pequeña. Ambos servicios tienen una versión gratuita, y como la gran mayoría de los usuarios los utilizan, hemos querido compararlos para mostrar sus características y ventajas particulares. Google Meet vs Zoom, ¿Cuál es el mejor en Bolivia?
Google Meet vs Zoom
Ambas aplicaciones son muy parecidas en cuanto al objetivo (realizar videollamadas o videoconferencias) y están basadas en la nube. Sin embargo, cuentan con diferencias significativas que pueden hacerte cambiar de opinión a la hora de elegir una u otra.
1. Colaboración
La diferencia principal entre ambas aplicaciones es el nivel de colaboración que ofrecen. Porque Zoom es una aplicación creada específicamente para realizar videollamadas, en cambio Google Meet forma parte de una plataforma de trabajo colaborativo llamado Google Workspace.
Esto significa que con la obtención de Workspace, podrás realizar videollamadas con Meet, y además beneficiarte de las más de diez aplicaciones que lo acompañan.
Esto puede ser muy importante, en el caso que tu empresa quiera mejorar la eficiencia, comunicación y productividad entre equipos, ya que ofrece todas las aplicaciones necesarias para el día a día como: Drive, Gmail, Calendar, Documentos, Classroom y otros, y todas las aplicaciones están integradas entre sí.
Google Meet también cuenta con la versión para educación, que pertenece a la plataforma de Google for Education y cuenta con todas las aplicaciones para el aprendizaje a distancia o virtual.
2. Disponibilidad y accesibilidad
Si bien ambas herramientas son gratuitas, Zoom es el software más popular, una ventaja notable que tiene Google Meet es la capacidad de organizar una reunión a través de cualquier navegador web o dispositivo móvil.
En Zoom, los participantes pueden unirse a una llamada utilizando sus navegadores, pero de igual manera deben descargar el software para Windows o MacOS, disponible también para dispositivos Android y iOS,
La ventaja que tiene Google Meet es que puedes acceder a él a través de Google Chrome y otros navegadores directamente, sin la necesidad de descargar nada, solo debes visitar el enlace meet.google.com. Por otro lado para acceder a una reunión en en un dispositivo móvil no es necesario instalar ninguna aplicación, ya que puedes ingresar directamente de la aplicación de Gmail.
3. Participantes y tiempo limite
Actualmente, tanto Zoom como Google Meet ofrecen reuniones de hasta 100 participantes al usar la versión gratuita. En Google Meet puedes realizar una videoconferencia de hasta 24 horas. Por otro lado, Zoom siempre ha ofrecido sesiones de 40 minutos.
4. Principales características y funciones
Tanto Zoom como Google Meet ofrecen una versión gratuita, junto con una serie de funciones para reuniones de diferentes tamaños. Ambas ofrecen funciones que incluyen una pantalla de vista previa de audio y video para prepararse para las reuniones, controles para los organizadores de reuniones, compartir pantalla, excelente compatibilidad multiplataforma e integración perfecta con aplicaciones de Microsoft Office y Google.
También, ambos servicios ofrecen funciones de chat para acompañar su videoconferencia, en ambas permite levantar la mano. La pantalla de vista previa de Google Meet solo permite verificar las conexiones de audio y video, mientras que las salas de reuniones de Zoom permiten a los anfitriones preseleccionar a los participantes, otorgarles acceso a la reunión o iniciar las videoconferencias según sea necesario.
Sin embargo, Google Meet permite asignar nuevos anfitriones, activar subtítulos y realizar búsqueda de participantes. Con Zoom puedes grabar las reuniones de forma gratuita. En Meet esto solo es posible si tienes una Google for Education o alguna versión de paga.
Zoom ofrece un conjunto de fondos virtuales y permite grabar reuniones en tu computadora de forma gratuita. Por otro lado, Google Meet recién comenzó a ofrecer la opción de desenfocar el fondo y diferentes fondos de imágenes para usarlas, además, la grabación de reuniones requiere una suscripción pagada.
5. Seguridad
Uno de los aspectos por lo que destaca más Google Meet frente a Zoom son los altos estándares de seguridad. Como ya sabrás, Google es conocido como uno de los entornos más difíciles de hackear y Google Workspace (G Suite) cuenta con múltiples opciones desde su Panel de Administrador (Google Admin) para controlar cualquier acceso y uso de herramientas desde la organización.
Además, en concreto, Google Meet genera sus URL para las videollamadas de forma aleatoria y a través de invitación en Gmail. De esta forma, las videollamadas son aún más seguras. Por lo que si a tu empresa le preocupa su seguridad durante el teletrabajo, Google Meet será la mejor opción.
6. Versiones pagadas
Tanto Google Meet como Zoom cuentan con versiones pagadas con distintos planes acorde a las necesidades de tu empresa o centro educativo, cabe recalcar que el costo es por todas las aplicaciones de Google Workspace incluyendo Google Meet.
En comparación con Zoom, que solo es una aplicación de videoconferencias que va desde los $15 en adelante, como se ve a continuación:
Google Meet vs Zoom: ¿Cual es el mejor en Bolivia?
Si prefieres Google Meet o Zoom, dependerá en gran medida de las funciones específicas que necesites . Si solamente necesitas una aplicación para realizar videollamadas, ambas opciones pueden ser buenas y solamente tendrás que decidir en base a ciertos criterios (la aplicación más fácil de usar o la que te permita grabar videollamadas más fácilmente, por ejemplo).
Sin embargo, si tienes claro que necesitas todo un entorno que mejore la comunicación, eficiencia y productividad, además, sea seguro, nuestra recomendación es que uses Google Meet. Si aún te quedan dudas o, por lo contrario, ya lo tienes claro y quieres contratarlo, puedes ponerte en contacto con nosotros. Como Partner Autorizado de Google en Bolivia, podremos asesorarte, guiarte y formarte para hacer un mejor uso de todas las herramientas.
¿Qué es almacenamiento en la nube y como funciona?
Estás interesado en saber cómo almacenar información y contenido en la nube de Google, hoy te diremos cómo usar y de qué forma se puede gestionar Google Drive, no te lo pierdas. ¡Sigue leyendo!
¿Qué es la nube?
En términos informáticos se considera como un servicio que se ofrece en la web para guardar contenido, datos e información. Allí los usuarios pueden almacenar todo tipo datos utilizando la red de internet.
Existen muchas empresas dedicadas al almacenamiento de información y otras de contenidos específicos. La más conocida es Google Drive, una aliada de los usuarios y considerada en la actualidad como la líder en este campo.
El almacenamiento en la nube es un servicio tecnológico de almacenamiento donde los usuarios pueden obtener recursos fuera de la plataforma personal de un ordenador o dispositivo móvil.
¿Por qué es seguro almacenar en la nube?
La seguridad de guardar información en la nube es mayor que si la tuviéramos en nuestro ordenador o memoria. No guardar datos en la nube puede representar un riesgo, algunas empresas han obtenido vulnerabilidad y violación en la seguridad de su información, cuando la han mantenido en dispositivos u ordenadores.
Por tal motivo podemos decir que los almacenamientos en la nube permiten entre otras cosas contar con las siguientes opciones:
- Las empresas que prestan el servicio en la nube cuentan con personal calificado, ofreciendo mejores soluciones de organización y gestión de información y contenido.
- Los controles de acceso están personalizados y la violación de las entradas a los datos es sumamente difícil, dependen de la seguridad de las contraseñas.
- Proporcionan confiabilidad al momento de implementar el cifrado de datos y las formas de acceso.
- Se obtiene un alto nivel de disponibilidad motivado al nivel de redundancia del sistema, asegurando la protección frente a fallas físicas.
- Garantizan el cumplimiento de normas, debido al ofrecimiento de diversos recursos de tipo legal.
- Presentan estándares de seguridad altos, realizando auditorías y certificados de seguridad.
Por otro lado los proveedores de servicio en la nube gestionan los datos personales de los usuarios estableciendo condiciones de servicio, en este sentido es importante que los usuarios elijan el mejor proveedor, ya que ellos serán los encargados de gestionar nuestra información.
Ventajas del uso de Google drive
Para considerar el uso de proveedores como Google Drive que nos permitirán guardar la información de nuestra empresa, o simplemente contenido y datos personales, tenemos que establecer las ventajas que ofrece este servicio veamos algunas:
- Poder compartir documentos con otras personas o usuarios.
- Edita archivos en línea sin necesidad de descargarlos al ordenador o móvil.
- Ingresar a los archivos de Google Drive, sin necesidad de estar conectado a internet, sobre todo si se cuenta con la alternativa offline.
- Tiene la posibilidad de encriptar documentos importantes.
- Administrar todas las revisiones necesarias en documentos y datos.
- Puedes acceder a versiones anteriores de un documento después de 30 días.
- Disponibilidad inmediata desde cualquier ordenador o dispositivo móvil.
- Conexión inmediata desde cualquiera de tus dispositivos.
- Ofrecen diversos formatos de almacenamiento.
- Ampliar la funcionalidad de Google Drive.
¿Cómo almacenar en la nube con Google Drive?
Se pueden dar casos al momento de estar navegando por internet y deseas obtener un documento o contenido; pero observamos que dicho contenido se encuentra en la nube. También si deseas guardar información en Google Drive, en este sentido te recomendamos seguir los siguientes pasos para acceder a la plataforma.
Una opción interesante es guardarlos directamente desde Google Chrome sin ningún paso intermedio, solo debes instalar una extensión o plugin que se consigue fácilmente en por el buscador de la misma plataforma; con el plugin solo deberás hacer clic en el contenido a guardar y luego seleccionar guardar el Google Drive y listo.
En el caso de no contar con el plugin respectivo, solo teniendo una cuenta en Google se abre desde la parte superior derecha, donde se encuentran unos pequeños cuadros y allí conseguirás el logo de drive, haciendo clic allí podrás acceder a tus archivos guardados.
¿Cómo acceder?
Es muy sencillo, después de estar en la nube de Google Drive solo se ubica el menú que se encuentra en la parte derecha de la pantalla, debes hacer clic en el símbolo de (+) multicolor “Nuevo” y se despliega un menú.
Podrás ver las opciones de “subir”, “subir” y más abajo aparecen si deseas subirlos desde Google Documentos, Hoja de cálculo, Presentaciones y más; solo debes seleccionar desde donde deseas subir la información y listo, es cuestión de buscar.
Recomendaciones
Para Google Drive como cualquier otra plataforma de nube, son servicios de red que ofrece alternativas diversas y cuentan con características muy similares, por ejemplo:
- El almacenamiento es gratuito y rápido.
- La capacidad mínima gratuita llega a 15 GB.
- La versión paga puede alojar hasta 100 GB o más según el plan.
- La plataforma ofrece diversas versiones para Android, Linux, Mac y Windows.
- Ofrece el sistema de escaneo de documentos.
- Se puede guardar cualquier archivo.
- Se puede acceder a guardar información relacionada con documentos, hojas de cálculo y presentaciones.
- Ofrece la opción de almacenar para Chromebook, los ordenadores
personales que utilizan el sistema operativo Chrome OS. - Se puede trabajar sin conexión, solo activando la opción y de esa forma es similar al modo avión de los dispositivos móviles.
- Ofrece gran privacidad, seguridad y protección de los contenidos almacenados.
- Saber la capacidad de almacenamiento y compara lo que se necesiten.
Si no has probado cómo almacenar en la nube anímate, de esa forma podrás liberar mucho espacio del ordenador e incluso del dispositivo móvil, recuerda que también Google tiene varias opciones como la plataforma para fotos e imágenes.
Asimismo, en Expertosis como partner oficial de Google Cloud en Bolivia te brindamos asesoría especializada para configurar su servidor de archivos en la nube con Google Drive.
Siendo fácil y seguro el proceso de digitalización de tu empresa, puedes agendar tu cita aquí.
Como utilizar Google Workspace en despachos de abogados
Las necesidades de los clientes cambian a lo largo del tiempo, algunos están acostumbrados a utilizar las nuevas tecnologías y lograr respuestas rápidas. Esta situación supone que los despachos de abogados deban transformarse y adaptarse para ser más competitivos y aumentar la productividad de sus recursos humanos.
Las nuevas tecnologías deben ser parte de tu día a día y cambiar tu forma de trabajar, es por eso que te presentamos diez consejos para utilizar Google Workspace en despachos de abogados. Descubre como sacar más partido de las aplicaciones de Google. ¡Sigue leyendo!
1. Colabora con tu equipo en los mismos documentos.
Si vas a redactar documentos para tus clientes o para los tribunales, querrás que los miembros de tu equipo puedan colaborar en ellos de un modo sencillo. Con Documentos de Google, puedes editar los documentos conjuntamente en tiempo real, chatear en los propios archivos y recibir comentarios específicos.
También puedes controlar el acceso a los documentos compartidos para mantener los privilegios o asegurarte de que cada empleado del despacho solo tenga acceso a los archivos que necesiten.
2. Mantén la coherencia con plantillas de documentos legales
Ayuda a tu equipo a elaborar contratos y formularios que se puedan rellenar y compartir, y que cumplan tus requisitos. Con Documentos de Google, puedes crear o importar plantillas para declaraciones, comunicaciones y otros documentos legales.
3. Verifica las fuentes citadas sin salir de los documentos
Al comprobar las fuentes u otra información, puede resultar muy pesado tener que estar alternando continuamente entre el documento y la Web. La herramienta Explorar está integrada en Documentos. Con ella puedes buscar fácilmente citas y otras referencias legales sin salir de tu documento.
4. Revisa documentos estés donde estés
Tanto si estás en un juzgado, asistiendo a una declaración o simplemente teletrabajando con tu equipo, con la aplicación de Google Documentos puedes actualizar o crear documentos desde tu teléfono o tablet.
Los cambios que hagas se actualizarán y sincronizarán automáticamente en todos tus dispositivos para que estés siempre al día, estés donde estés.
5. Trabaja sin conexión a Internet
Aunque estés en un vuelo largo o te quedes sin conexión a Internet, podrás seguir trabajando en tus notas o con los materiales de un caso. Configura el acceso sin conexión en Google Drive para poder seguir trabajando en los archivos en cualquier momento.
6. Soluciona problemas jurídicos frecuentes
Tanto si trabajas en un caso complicado con varios equipos como si promocionas tu despacho o impartes una clase de formación jurídica continua, las presentaciones son una herramienta eficaz para ponerse al día rápidamente y solucionar problemas habituales.
Describe tus puntos y propuestas en Presentaciones de Google y preséntalos a tu equipo. Los miembros del equipo pueden enviar preguntas en tiempo real y votar por las más interesantes durante la presentación. Si no puedes responder a todas las que se formulen, contesta solamente a las más votadas.
7. Envía archivos adjuntos de gran tamaño y controla el acceso a ellos
Si tienes que compartir archivos que superan el límite de 25 MB que se aplica en Gmail para los archivos adjuntos, puedes subirlos y compartirlos con Drive. También puedes definir permisos de acceso en cada archivo de Drive y así decidir quién puede ver los archivos de tu cliente o el material de exhibición documental. Si por accidente envías material a quien no debías, puedes cambiar los permisos de estos documentos o archivos para reducir los daños.
8. Controla las agendas y los proyectos de tu equipo
En Google Calendar, crea un calendario de equipo para llevar el registro de las agendas, las reuniones y los plazos judiciales. Cuando ves la disponibilidad de todos los miembros en un mismo calendario, es más fácil organizar las etapas de un caso y asegurar que todos cumplan los plazos importantes.
9. Gestiona los recursos digitales de tu equipo desde un mismo sitio
Puedes crear un sitio interno en Google Sites para guardar todos los archivos del equipo en una sola ubicación y controlar el acceso a este sitio mediante la configuración de permisos.
Después puedes añadir en él calendarios de los equipos, agendas de casos, contratos y otros documentos. De este modo, tu equipo tendrá toda la información importante organizada en una única ubicación, a la que todos los miembros podrán acceder en cualquier momento y desde el dispositivo que prefieran.
10. Edita los archivos de Microsoft Office en Drive
Con Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones de Google, puedes ver, editar y colaborar directamente en archivos de Office sin perder el formato de archivo de Office que necesitan tus clientes o los juzgados.
Asimismo, en Expertosis como partner oficial de Google Cloud en Bolivia te brindamos asesoría especializada y planes de implementación a medida, visita nuestro canal de YouTube para aprender a usar de manera rápida y sencilla Google Workspace.