Trabajar durante horas en un documento para enterarse minutos después de terminar que ya había una nueva versión con modificaciones. Buscar un archivo incesantemente o hacer desde cero un material que seguramente ya está almacenado en alguna computadora pero nadie recuerda su existencia.
Actualmente, la pérdida de productividad relacionada con la gestión de documentos es enorme y podría tender a crecer en la medida en que las empresas evolucionan en su recorrido hacia la transformación digital.
Según la empresa experta en información inteligente M-Files en 2020 que el 83% de los trabajadores recrearon al menos una vez un documento perdido que ya existía. También otro 45% admitió que la búsqueda de contenidos consume mucho tiempo y representa un enorme desafío. No solo eso: 96% afirmó que tienen algún tipo de dificultad para detectar la última versión de un archivo.
Google Drive la solución diseñada por Google
Google Drive representa una solución definitiva a este problema: almacena documentos, imágenes y diferentes archivos. Permitiendo generar unidades compartidas con todos los usuarios potenciales o equipo de trabajo.
Para dicho contenido, se habilita controles de acceso para garantizar que solo las personas indicadas accedan a los documentos en el momento más oportuno, desde cualquier lugar, todo de manera segura.
Cualquier cambio que se efectúe sobre un material queda registrado de forma que los demás miembros del equipo pueden detectar quién hizo cada modificación. Todos los documentos se sincronizan automáticamente en la nube, lo que garantiza que la versión disponible es la última.
Según datos de mercado aseguran que los errores en gestión de documentos hacen que se desperdicie el 22% del tiempo útil de la fuerza laboral. Dicho de otra manera: a partir de la implementación de Google Drive, poco más de dos de cada diez horas de sus colaboradores podrán aplicarse a mejorar la atención a los clientes o realizar tareas que incrementen valor para su organización.
Por otra parte, un estudio del Impacto Económico Total que realizó Forrester la empresa líder en investigación de mercado global. Se evidenció que las empresas que usan soluciones de Google Workspace, tienen un incremento de la productividad mediante un ahorro de 171 horas por usuario al año. Esto se traduce en aproximadamente 21 días laborales adicionales por usuario al año. (ver la imagen
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