Las necesidades de los clientes cambian a lo largo del tiempo, algunos están acostumbrados a utilizar las nuevas tecnologías y lograr respuestas rápidas. Esta situación supone que los despachos de abogados deban transformarse y adaptarse para ser más competitivos y aumentar la productividad de sus recursos humanos.
Las nuevas tecnologías deben ser parte de tu día a día y cambiar tu forma de trabajar, es por eso que te presentamos diez consejos para utilizar Google Workspace en despachos de abogados. Descubre como sacar más partido de las aplicaciones de Google. ¡Sigue leyendo!
1. Colabora con tu equipo en los mismos documentos.
Si vas a redactar documentos para tus clientes o para los tribunales, querrás que los miembros de tu equipo puedan colaborar en ellos de un modo sencillo. Con Documentos de Google, puedes editar los documentos conjuntamente en tiempo real, chatear en los propios archivos y recibir comentarios específicos.
También puedes controlar el acceso a los documentos compartidos para mantener los privilegios o asegurarte de que cada empleado del despacho solo tenga acceso a los archivos que necesiten.
2. Mantén la coherencia con plantillas de documentos legales
Ayuda a tu equipo a elaborar contratos y formularios que se puedan rellenar y compartir, y que cumplan tus requisitos. Con Documentos de Google, puedes crear o importar plantillas para declaraciones, comunicaciones y otros documentos legales.
3. Verifica las fuentes citadas sin salir de los documentos
Al comprobar las fuentes u otra información, puede resultar muy pesado tener que estar alternando continuamente entre el documento y la Web. La herramienta Explorar está integrada en Documentos. Con ella puedes buscar fácilmente citas y otras referencias legales sin salir de tu documento.
4. Revisa documentos estés donde estés
Tanto si estás en un juzgado, asistiendo a una declaración o simplemente teletrabajando con tu equipo, con la aplicación de Google Documentos puedes actualizar o crear documentos desde tu teléfono o tablet.
Los cambios que hagas se actualizarán y sincronizarán automáticamente en todos tus dispositivos para que estés siempre al día, estés donde estés.
5. Trabaja sin conexión a Internet
Aunque estés en un vuelo largo o te quedes sin conexión a Internet, podrás seguir trabajando en tus notas o con los materiales de un caso. Configura el acceso sin conexión en Google Drive para poder seguir trabajando en los archivos en cualquier momento.
6. Soluciona problemas jurídicos frecuentes
Tanto si trabajas en un caso complicado con varios equipos como si promocionas tu despacho o impartes una clase de formación jurídica continua, las presentaciones son una herramienta eficaz para ponerse al día rápidamente y solucionar problemas habituales.
Describe tus puntos y propuestas en Presentaciones de Google y preséntalos a tu equipo. Los miembros del equipo pueden enviar preguntas en tiempo real y votar por las más interesantes durante la presentación. Si no puedes responder a todas las que se formulen, contesta solamente a las más votadas.
7. Envía archivos adjuntos de gran tamaño y controla el acceso a ellos
Si tienes que compartir archivos que superan el límite de 25 MB que se aplica en Gmail para los archivos adjuntos, puedes subirlos y compartirlos con Drive. También puedes definir permisos de acceso en cada archivo de Drive y así decidir quién puede ver los archivos de tu cliente o el material de exhibición documental. Si por accidente envías material a quien no debías, puedes cambiar los permisos de estos documentos o archivos para reducir los daños.
8. Controla las agendas y los proyectos de tu equipo
En Google Calendar, crea un calendario de equipo para llevar el registro de las agendas, las reuniones y los plazos judiciales. Cuando ves la disponibilidad de todos los miembros en un mismo calendario, es más fácil organizar las etapas de un caso y asegurar que todos cumplan los plazos importantes.
9. Gestiona los recursos digitales de tu equipo desde un mismo sitio
Puedes crear un sitio interno en Google Sites para guardar todos los archivos del equipo en una sola ubicación y controlar el acceso a este sitio mediante la configuración de permisos.
Después puedes añadir en él calendarios de los equipos, agendas de casos, contratos y otros documentos. De este modo, tu equipo tendrá toda la información importante organizada en una única ubicación, a la que todos los miembros podrán acceder en cualquier momento y desde el dispositivo que prefieran.
10. Edita los archivos de Microsoft Office en Drive
Con Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones de Google, puedes ver, editar y colaborar directamente en archivos de Office sin perder el formato de archivo de Office que necesitan tus clientes o los juzgados.
Asimismo, en Expertosis como partner oficial de Google Cloud en Bolivia te brindamos asesoría especializada y planes de implementación a medida, visita nuestro canal de YouTube para aprender a usar de manera rápida y sencilla Google Workspace.
