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Todo lo que debes saber sobre Google Workspace

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Google Workspace antes G-suite, es un conjunto de aplicaciones desarrolladas por Google. Rápido de configurar, simple de usar y seguro, su objetivo es optimizar el desempeño de su empresa a través de herramientas de comunicación, trabajo virtual y colaboración en tiempo real

Suite Google Workspace

Los servicios de Google Workspace han atraído a grandes grupos como: Airbus, Colgate Palmolive, Laboratorios Bagó, Pricewaterhouse Coopers, muchas empresas en el Nasdaq del Dax30 y el CAC40 y más de 6.000.000 de usuarios en todo el mundo.

Un servicio de correo electrónico potente y seguro

Con Google Workspace, podrá crear (o seguir usando) sus direcciones de correo electrónico comerciales a través de la interfaz de Gmail

Las direcciones con extensiones @gmail.com, @yahoo.com o @hotmail.com que dañan la credibilidad de su empresa son reemplazadas por una dirección como nombre.apellido@suempresa.com que profesionaliza sus correos electrónicos y afirma la legitimidad de su actividad.

Gmail de Workspace

Una interfaz fácil de usar y una administración simplificada

Todos los miembros de tu equipo tienen la misma extensión de dirección de correo y con la interfaz de Gmail, que es utilizada por Google, pudiendo enviar o responder correos desde cualquier dispositivo y desde cualquier lugar, de esta manera tu equipo siempre estará conectado.

La gestión de las distintas cuentas de correo electrónico se simplifica desde la consola de administración de su cuenta (admin.google.com). Permite en unos pocos clics:

  • Crear o eliminar usuarios, cambiar nombres de correos y contraseñas
  • Agregar varios nombres de dominio
  • Administrar opciones más avanzadas, como permisos de acceso a las aplicaciones de G Suite para diferentes usuarios de su empresa
  • Implementar reglas específicas como enrutamiento de correo electrónico, distribución de correo compartida o entrega doble
  • Generar reportes de acceso y uso de las aplicaciones
  • Visualizar auditarías de seguridad, trafico y otros

Un potente filtro de Spam y protección antipiratería

Como saben los usuarios de Gmail, para proteger las cuentas de correo electrónico de sus clientes, Google ha desarrollado algunas de las funciones más eficaces del mercado para combatir el phishing, los virus y el spam.

Además, para evitar que los piratas informáticos accedan a su cuenta pirateando su contraseña, Google ha implementado un sistema de robots con inteligencia artificial que monitorean de manera permanente todo el trafico de red y una autenticación de dos pasos (a través de SMS o llaves de seguridad).

Este sistema de seguridad también le enviará una advertencia si intentan conectarse a su cuenta a través de nuevos dispositivos o IP desconocidas.

Crea calendarios personalizados para sus relaciones con los clientes

El uso de Google Calendar ofrece muchas posibilidades para el trabajo en equipo y las relaciones con los clientes:

 

  • Creación de calendarios compartidos con su equipo de trabajo
  • Adición automática de correos electrónicos relacionados con eventos o citas a su calendario
  • Envío automático de correos electrónicos a los distintos participantes de una reunión para que confirmen su presencia
  • Adjunto de documentos relacionados con la cita programada
    Integración de enlaces de Meet (videoconferencia) en sus invitaciones.
Google Workspace presenta nuevas soluciones diseñada para el futuro del trabajo remoto e híbrido.

En su organización interna

  • Sus empleados reciben alertas (incluso en teléfonos inteligentes) para recordarles su próxima cita, y si está programada fuera de sus oficinas, el sistema de alerta calculará el tiempo de viaje necesario para llegar y le notificará a tiempo para llegar.
  • Sus empleados tienen acceso (dependiendo de los derechos que les otorgue) a los horarios de sus colegas y disponibilidad, pueden invitar a otros participantes a las reuniones y también puede establecer su disponibilidad para que un asistente pueda administrar sus citas.
  • El calendario de Google comprueba automáticamente si un colaborador está disponible para una próxima cita. 
  • Puedes integrar un calendario o una agenda específica para la gestión de tus salas de reuniones, recursos, equipos y hasta refrigerios.
  • Google Calendar también es compatible con otros calendarios en línea
Trabajar en cualquier lugar

Una alternativa sólida Microsoft Office 365

Procesador de textos, hoja de cálculo, presentaciones, etc. Google Workspace (G-Suite) ofrece una suite ofimática completa y funciona desde un navegador web sin necesidad de instalar ninguna aplicación. La mayor ventaja es que su software se puede utilizar desde cualquier computadora y es accesible en modo móvil gracias a la nube, además es totalmente compatible con Microsoft Office.

Puede iniciar un informe en su computadora de escritorio, releerlo en su teléfono inteligente y realizar los ajustes finales antes de ir a una reunión con su tableta.

Documentos de Google

El procesamiento de textos que ofrece Google Workspace es muy similar al de Microsoft Word, e incluso si faltan algunas funciones avanzadas, esto no demuestra ser un obstáculo importante para el uso diario y profesional.

Google Docs también le permite importar fácilmente muchos formatos de documentos (Microsoft o Adobe) y guardarlos en su formato original, al igual que toda las aplicaciones de la suite de Google Workspace se puede editar los documentos en equipo y en tiempo real y chatear en la misma ventana para estar comunicados constantemente.

Hojas de Cálculos de Google

Las hojas de cálculo de Google Sheets permiten la importación de tablas de Excel; su ergonomía es bastante similar a la de la hoja de cálculo de Microsoft, lo que permite una curva de aprendizaje rápida. En cuanto a Word, algunas funciones avanzadas no están (todavía) disponibles, pero estas son solo funciones avanzadas que no se utilizan ampliamente.

Presentaciones de Google

Slides o Presentaciones de Google es un visor que, como PowerPoint, te permite editar presentaciones en forma de gráficos, dibujos o animaciones, tiene todas las opciones para realizar animaciones, transiciones y otras funciones, con las cuales se pueden realizar una presentación bastante profesional en pocos minutos con la ayuda de un gran numero de plantillas prediseñadas.

Formularios de Google

Google Formularios es un software que le permite crear rápidamente una encuesta o cuestionario . Incorpora muchos elementos predefinidos y plantillas para ahorrarle tiempo y puede personalizar fácilmente sus creaciones para mayor comodidad.

Si utiliza Google Formularios como parte de un cuestionario que envía a sus clientes, por ejemplo, las respuestas que reciba se recopilarán en tiempo real en un documento central, y para una mejor interpretación de los resultados, se presentarán de forma gráfica o forma estadística, también puede guardarse en una hoja de calculo tabulada automáticamente.

Trabaje desde cualquier lugar

Trabaje en cualquier lugar, desde cualquier medio o entorno

Google Workspace, es una solución basada en la nube accesible desde cualquier medio. Sus trabajadores móviles tendrán el mismo poder de trabajo y herramientas que si estuvieran en la oficina y podrán colaborar en tiempo real con otros miembros de su equipo, estén donde estén.

Trabajo compartido

Google Workspace te permite compartir un documento, una hoja de cálculo por ejemplo, entre diferentes miembros de un equipo y cada miembro de este equipo puede anotar o modificar este documento al mismo tiempo que otro edita otra sección del documento, es poderosa función permite tener siempre un documento consolidado.

Adicional cuenta con un chat que permite a los empleados que están activos en un documento enviarse mensajes y comentarios al mismo tiempo.

Compatibilidad con múltiples soportes y plataformas

Google Workspace funciona con todos los navegadores existentes , desde un entorno Mac o PC, en todos los teléfonos inteligentes y tabletas, independientemente de sus sistemas operativos Apple, Android o Windows Mobile.

Google Workspace protege los datos de su empresa

APROVECHA EL PODER DE LA NUBE

Google Workspace utiliza la nube, por lo que es necesario tener una conexión a Internet para acceder a ella. Sus recursos y datos están alojados en servidores de Google cuya disponibilidad y nivel de seguridad se encuentran entre los más altos del mercado.

Servidores Google

Proteja sus documentos y copias de seguridad con Google Drive

Google Drive es el nuevo escritorio de trabajo en la nube es el corazón de Google Workspace. Google Drive es la ubicación central donde se almacenan todos los datos que necesita para trabajar en colaboración y en tiempo real.

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La conexión a Google Workspace está encriptada en modo https (como para las transacciones bancarias en línea), la información que envía a través de Google Workspace se encripta a la salida de su computadora para ser desencriptada una vez que llega a la computadora de su destinatario.

 

En Expertosis como partner de Google, hemos estado utilizando los servicios de Google Workspace a diario durante más de 6 años para mejorar nuestra productividad.

Si, el servicio de correo electrónico Gmail que ofrece Google Workspace es sin duda uno de los mejores del mercado, los demás servicios disponibles como el de almacenamiento en la nube en Google Drive o las aplicaciones Google Documentos y Hojas de Calculo hacen de Google Workspace una herramienta potente, pues permiten edición en tiempo real, son accesibles desde cualquier dispositivo y son totalmente compatibles con las ofimaticas tradicionales Word y Excel de Microsoft. 

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